Il est entendu que des membres peuvent se joindre à l'année longue pour la plupart des organismes. La définition de l'échéancier pour la campagne de recrutement vise donc à prédéterminer une période plus intense où les membres actuels s'impliqueront à la tâche de mettre en place des moyens pour attirer des nouveaux membres. Cette période devra être de quelques semaines durant l'année où tous les membres de l'organisme travailleront ensemble pour atteindre les objectifs. Certains organismes choisissent d'annualiser cette période dans leurs activités régulières. Il est important d'inventorier les fonds disponibles pour élaborer et mettre en place les activités relatives à la campagne de recrutement : impression de dépliants, goûters pour une présentation, publicité, etc.