Comment mieux organiser son travail

L’organisation du travail est de plus en plus importante. La diminution du nombre d’employés, les tâches qui s’accumulent, les défis grandissants, sont tous des facteurs qui obligent l’employé à «performer»dans son travail. Tous les employés doivent, individuellement, s’assurer d’être organisés dans leur travail. Une journée passe si vite!

Voici quelques conseils :

• Faites le ménage des classeurs. À tous les trois ou six mois, prenez du temps pour nettoyez, et classez les documents, les notes et les rapports dans vos classeurs et sur les étagères. Jetez, sans regret, le matériel inutile. Un truc facile, posez-vous cette question : «Est-ce que ce document me sera utile dans dix ans?»Si la réponse est non, vite à la corbeille! Déterminez un endroit précis pour les dossiers qui pourraient vous être utiles à long terme.
• Nettoyez votre table de travail. Grâce à un système simple de classement, il vous sera plus facile de classer les documents qui traînent depuis quelques semaines sur votre table de travail. Allez-y par ordre alphabétique et assurez-vous d’avoir des titres de dossiers significatifs. En plus du titre, vous pourriez ajouter une courte phrase de trois à cinq mots vous donnant plus d’explications. En plus d’un système traditionnel de classement, ayez un bon système de classement dans votre ordinateur. Maîtrisez les multiples facettes de l’organisation des dossiers dans votre machine.
• Possédez un système de choses à faire. Déterminez «votre»façon de toujours garder à vue les «choses à faire aujourd’hui». Il peut s’agir d’une feuille, d’un agenda, d’un programme d’ordinateur, etc. L’important, c’est que cet outil demeure toujours sur votre table de travail, sous vos yeux. Faites-vous un devoir de le consulter à plusieurs reprises chaque jour.
• Évitez les copies des documents. Ne photocopiez pas systématiquement tous vos rapports, vos lettres, etc. Il est plus utile d’avoir une bonne copie de sûreté sur disquette et de la récupérer en temps et lieu. Vous économiserez beaucoup d’espace dans vos dossiers.
• Ouvrez votre courrier. Le courrier s’accumule très rapidement. Disciplinez-vous à l’ouvrir une à deux fois par jour. À ce moment, réglez rapidement les tâches urgentes et faciles grâce au téléphone, à des courtes lettres ou à des rencontres.
• Pensez et agissez en double. Lorsque vous parlez au téléphone, pourquoi ne pas en profiter pour exécuter une deuxième tâche qui ne vous demande pas de concentration. Vous pouvez signer des lettres, nettoyer votre table de travail, etc.
• Faites une chose à la fois. Essayez de commencer et de terminer une tâche ou un travail à la fois. Sinon, rendez-vous le plus loin possible avant de passer à autre chose.
• Nettoyez à la fin. Avant de partir du bureau, nettoyez et rangez votre table de travail.

Source : Today’s Woman In Business, P.O. Box 1291, Saint John, N.B., E2L 4H8

Par : Marc LeBlanc