Les systèmes de boîtes vocales ou de messagerie téléphonique sont de plus en plus populaires et utiles pour de nombreuses entreprises.Encore faut-il qu’ils facilitent vos relations avec les clients et non pas qu’ils deviennent une entrave à vos communications.
- Modifiez votre message régulièrement. Fournissez à ceux et celles qui vous appellent les renseignements pertinents. Précisez votre nom, la date du jour, ou encore, votre date précise de retour d’un voyage d’affaires ou de vos vacances.
- Donnez des renseignements pour rejoindre une autre personne. Votre interlocuteur doit être capable de parler à quelqu’un d’autre à tout moment. Dites-lui comment!
- Répétez votre message avant de l’enregistrer. Écrivez votre message et répétez-le à haute voix avant de l’enregistrer afin d’avoir un ton confiant et agréable pour votre interlocuteur.
- Écoutez votre message. Vous devez être vous-même satisfait de votre message. Sinon, enregistrez-le de nouveau!
- Rappelez rapidement. Faites preuve de promptitude en répondant à tous vos appels dès votre retour au bureau. Notez sur papier les messages et effacez-les de votre machine au fur et à mesure que vous en avez fait l’écoute. Une écoute active des messages vous évitera de les réécouter inutilement.
Source : Newsletter on Newsletters, 89 Valley St. East Providence RI 02914
