Six trucs faciles et efficaces pour mieux gérer son temps
Publié le 4 décembre 2019
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Une réunion s’éternise. Une crise survient et exige une intervention immédiate. La correspondance s’accumule sans cesse. Voilà autant d’occasions (et la liste peut s’allonger) de perte de temps. Voici six trucs faciles pour vous aider à utiliser votre temps de façon efficace.
- Utilisez un carnet des « choses à faire aujourd’hui ». N’inscrivez pas tout dans votre agenda. Indiquez vos rendez-vous et les projets importants dans celui-ci. Dotez-vous d’un carnet que vous gardez constamment sur votre bureau et qui sert uniquement aux choses à faire durant la journée. Avant de quitter le bureau en fin de journée, prenez quelques minutes pour inscrire les choses que vous devez faire le lendemain. Ainsi, vous saurez dès votre arrivée au bureau ce qui devrait être votre première tâche.
- Laissez des messages qui disent tout. Lorsque vous devez laisser un message dans la boîte vocale de votre interlocuteur, soyez bref et précis. Énoncez clairement les raisons de votre appel et, dans la mesure du possible, indiquez les actions attendues de la part de votre interlocuteur. Vous éviterez ainsi de perdre beaucoup de temps en jouant à cache-cache au téléphone.
- Limitez votre disponibilité. Avisez vos collègues de travail que vous êtes disponible pour des rencontres et des discussions à des moments précis. Vous pouvez aussi fermer la porte de votre bureau durant quelques heures chaque jour et demander que personne ne vous dérange. Vous aurez donc le temps de travailler sur des dossiers nécessitant plus de concentration.
- Choisissez l’heure de vos réunions avec beaucoup de soin. Plusieurs gestionnaires tiennent leurs réunions juste avant l’heure du lunch, vers 11 heures le matin. Ils distribuent à l’avance l’ordre du jour en indiquant la durée prévue de la réunion. Les participants se garderont bien de prolonger la réunion lorsque leur estomac est de plus en plus vide!
- Répondez rapidement à vos courriels. Utilisez le message que vous venez de recevoir et inscrivez-y directement votre réponse. En agissant ainsi vous n’avez pas à écrire une lettre formelle tout en reprenant des renseignements qui s’y trouvent. De plus, vous n’accumulez pas une série de courriel sans réponse.
- Sollicitez des solutions aux problèmes. Dites clairement à vos employés que chaque fois qu’ils vous présentent un problème, ils se doivent d’avoir déjà pensé à une solution. Ce mode de fonctionnement révèle aux employés qu’ils doivent réfléchir au problème avant de vous le présenter. Par conséquent, ils ralentissent leur ardeur à se présenter immédiatement dans votre bureau au moindre pépin. Toutefois, lorsqu’une véritable crise survient, agissez de manière professionnelle et demeurez calme. Dans ce cas, faites la liste des solutions probables avec vos employés et dressez une liste de priorités.
Source : The Complete Idiot’s Guide to Business Management, Klopp, Macmillan